Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег

Система принципов 5S:
1. Сортируй
Не уверен — откажись!
2. Соблюдай порядок
Свое место для каждого предмета и каждый предмет на своем месте!
3. Содержи в чистоте
Чистота — залог бережливости!
4. Стандартизируй
Стандартизация – основа любых улучшений!
5. Сохрани достигнутое
Проводи проверки, чтобы сохранить достигнутое и пре­успеть!

Бережливый офис не решит всех проблем организации. Задача данной системы — обеспечить адекватное, нацеленное на устранение потерь поведение сотрудников.

У каждого совещания должны быть четкие цели и повестка дня. Цель — это то, чего вы хотите достичь по итогам совещания. Повестка дня — это то, как вы будете этого добиваться.

Если сотрудник не может получить информацию о том или ином процессе, то, выполняя его, он будет импровизировать, и в результате у организации могут начаться проблемы. Когда процессы не стандартизированы и клиенты компании видят, что одно и то же задание каждый раз выполняется по-разному, они теряют доверие к ней и ее персоналу.

Важно, чтобы сотрудники знали, что они контролируют выполняемую ими работу, а не работа определяет совершаемые ими действия.

Создайте атмосферу, в которой сотрудники чувствовали бы, что они могут свободно обсуждать то, в каких сферах требуются улучшения. Это происходит, когда люди знают, что их не будут винить за случайные ошибки и что акцент всегда делается на том, как усовершенствовать тот или иной процесс, а не на том, кто виноват в неэффективной работе. Основное внимание уделяйте фактам, касающимся процесса.

Качество продукта зависит от принятой в организации системы контроля процессов, в основе которой должна лежать стандартизация заданий и операций. Это позволяет избегать ошибок.

Отсутствие единообразия, предсказуемости результата является основной причиной всех потерь. Сотрудники организации должны понимать: чтобы компания приносила прибыль и сохранила свое место на рынке, любой бизнес-процесс должен каждый раз давать один и тот же результат. Обеспечение предсказуемого результата — это ключевой фактор конкурентоспособности,

Когда процессы не стандартизированы и клиенты компании видят, что одно и то же задание каждый раз выполняется по-разному, они теряют доверие к ней и ее персоналу.

Но даже учитывая, что последствия ваших ошибок не так серьезны, как в больнице, хотите ли вы, чтобы клиенты узнали, как на самом деле работает ваша компания?