Bøger
Kurt Strand,Michael Kongsted

Orden i kaos – Få styr på arbejdsdagen og forebyg stress

  • DogDays v/Anders Osbahr Christensenhar citeretfor 6 år siden
    Guide til bedre arkivering:

    • Navngiv mapper efter emner eller temaer, ikke personnavne.

    • Tænk i træstruktur: Maksimalt 10-15 hovedmapper, underopdel mapperne efter behov.

    • Gem dokumenter på laveste niveau i træstrukturen, så hovedmappen ikke bliver en ”diverse/rodemappe”.

    • Typiske mapper er: Projekter, samarbejdspartnere/nøglepersoner, rutiner/tilbagevendende opgaver, faste møder, interne informationer, faglig viden og privat.
  • DogDays v/Anders Osbahr Christensenhar citeretfor 6 år siden
    • Hvis du planlægger mødet; sørg for at indkalde i god tid, sørg for at udsende dagsorden i god tid, hvem er mødeleder og hvem tager referat.

    Under mødet:

    • Kom til tiden.

    • Begynd, selv om alle ikke er kommet, og luk døren.

    • Sluk mobiltelefoner.

    • Lyt – skriv ned.

    • Fat dig i korthed.

    • Gentag ikke, hvad andre allerede har sagt.

    • Sammenfat de beslutninger, der træffes; hvem, hvad, hvornår.

    • Slut til tiden.
  • DogDays v/Anders Osbahr Christensenhar citeretfor 6 år siden
    Før mødet:

    • Find ud af, hvad mødet drejer sig om.

    • Find ud af, om din deltagelse er nødvendig, eller om et referat er nok.

    • Hvis du ikke kan deltage på hele mødet, husk at give mødelederen besked før mødet.
  • DogDays v/Anders Osbahr Christensenhar citeretfor 6 år siden
    Det skal være forbundet med og fremstå som en spejling af overblikket over planlagte opgaver. Afhængig af jobtype og personlige præferencer kan arbejdsarkivet placeres i for eksempel hængemapper, ringbind, mapper i mailsystem, omslag eller charteks. Endelig er det vigtigt at have en fælles skelnen mellem ”min viden” og ”fælles viden”, som også kolleger bidrager og har adgang til.
  • DogDays v/Anders Osbahr Christensenhar citeretfor 6 år siden
    I arbejdsarkivet placeres dokumenter, som vedrører et igangværende arbejde. Arbejdsarkivet vil typisk kunne inddeles i forhold til projekter, samarbejdspartnere, faste rutiner og møder. Det skal
  • DogDays v/Anders Osbahr Christensenhar citeretfor 6 år siden
    Eksempler på, hvor rutiner og bundtning med fordel kan benyttes:

    • Håndter mails nogle gange dagligt, ikke løbende.
  • DogDays v/Anders Osbahr Christensenhar citeretfor 6 år siden
    Er det nok?

    Brug overblik, orden og rutiner – og skab endnu en god vane, som sikrer endnu mere proaktivitet: Hav en fast dag om ugen, hvor der er afsat tid til at planlægge fremadrettet. Lad det blive en vane at lægge en tilbagevendende kalenderaftale ind, så der ugentligt er 15-30 minutter til at planlægge den eller de kommende uger. Og tag stilling til tidsforbruget på store opgaver eller projekter, som toner frem lidt længere ude i
  • DogDays v/Anders Osbahr Christensenhar citeretfor 6 år siden
    Prioritering af opgaver

    Nu

    Fremtid

    Vigtigt

    Kriser

    Presserende

    problemer

    Deadlines

    Mål/visioner

    Nye muligheder

    Udvikling

    Kompetence

    Mindre vigtigt

    Afbrydelser

    Uventede besøg

    Telefon/e-mails
  • DogDays v/Anders Osbahr Christensenhar citeretfor 6 år siden
    Hvis opgaven er ukendt og ikke rutine: Uanset hvor uklar og ukendt en opgave er, er der altid en første handling: ”Snak med Peter”, ”læs rapporten”, ”aftal møde med Signe”, ”hent baggrundsmateriale på biblioteket” eller ”søg i fællesarkivet”. De konkrete handlingsanvisninger danner klare billeder, som er til at håndtere – modsat en abstrakt overskrift, der i al sin skræmmende uoverskuelighed hedder ”Kæmpeprojekt 2012”.
  • DogDays v/Anders Osbahr Christensenhar citeretfor 6 år siden
    Hvis opgaven er kendt og tenderer til at være en rutine: Udarbejd en standardhandlingsplan, som kan genbruges med små rettelser og justeringer.
fb2epub
Træk og slip dine filer (ikke mere end 5 ad gangen)