Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

«От мелочей зависит совершенство. А совершенство – не мелочь», – сказал кто-то из великих.

Краткие итоги
Определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней.
Настройте правила автоматической фильтрации для рассылок и тому подобной второстепенной информации.
Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и таким образом вносите их в систему управления задачами.
Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «1-Контроль» и «7-Контроль»; во «Входящих» держите не более 10–15 писем.
Просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль» — еженедельно.
Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска.
Используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений — от определенного человека, по определенному проекту и т. п.
Определите вместе с коллегами правила хорошего тона ведения электронной переписки: стандарты для поля «Тема», пометок о важности письма и сроков ответа.

Краткие итоги
Фиксируйте контактную информацию сразу.
Обязательно отмечайте в контакте Outlook обстоятельства знакомства с человеком.
Находите нужного человека по ключевым словам либо сгруппировав контакты по категориям.
Кроме общих тематических категорий пользуйтесь специальными категориями для контактов, например «Приглашать на презентации новых продуктов».
Связывайте ваши встречи, задачи, заметки и т. д. с контактами, чтобы видеть, к кому с чем обращаться.

Краткие итоги
Определите 5–7 основных контекстов, к которым привязано выполнение ваших задач.
Сгруппируйте задачи в панели задач по вашим контекстам с помощью категорий.
Настройте автоматическое выделение приоритетных задач красным цветом.
Гибкие задачи на сегодня относите к категории «1-День», на неделю — «1-Неделя».
Просматривайте категорию «1-Неделя» раз в день, наиболее актуальные задачи переносите в категорию «1-День».
Используйте оповещения для немногих задач, требующих напоминания о себе в строго определенный момент.
Настройте автоматическое удаление выполненных задач из панели задач с целью их дальнейшего анализа и создания отчетности.

Краткие итоги
Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.
Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.
Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие — в панель задач справа от календаря.
Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые — зеленым.
Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40% времени в резерве.
Заглядывайте в календарь несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств.
При работе вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатывайте его на листе А4 или А5.
Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.

Чтобы повысить показатель масштаба, нужно уменьшать количество «решаемых задач» — выстраивать процессы и системы так, чтобы эти задачи больше вообще не возникали, чтобы можно было переходить к задачам нового качественного уровня.

Масштаб — это масштаб систем, работающих на вас, позволяющих реализовать ваши ценности.

Тогда формула времени будет выглядеть так:
Управление временем =
Работоспособность × Понимание × Масштаб
Работоспособность — это ваша возможность справляться с тем или иным количеством дел. Это ваш бюджет эффективно используемого времени; количество задач, проектов, контактов, которые вы можете одновременно держать под контролем; уровень вашей энергии, способности доводить дело до конца, мотивировать себя и других в решении сложных задач.
В целом работоспособность — это ваше владение тайм-менеджментом в классическом понимании: как технологией планирования времени, расстановки приоритетов и т. п., а также менеджментом как технологией управления другими людьми.
Понимание — это мера адекватности вашего понимания людей, систем и событий, ваша «стратегическая точность». Можно долго и тщательно готовиться к поступлению в вуз — но выбрать профессию, которая через десять лет будет не востребована на рынке труда.

Человечество развивается — и усложнение жизни неизбежно. Но эта новая сложность может быть либо хаосом, неопределенностью, безумным потоком несвязанной информации — либо гармонией, цветущим разнообразием, органично сочетающим жизнь и порядок.

Чем проблемнее вопрос, чем менее понятен алгоритм решения — тем серьезнее нужно относиться к упорядочению идей, из которых этот алгоритм постепенно вырастет.
Первый принцип управления идеями: их необходимо материализовать, чтобы освободить мозг для новых мыслей и при этом не забыть старые. Когда они все перед глазами, вы можете комбинировать их между собой, пересматривать и в ходе пересмотра генерировать новые идеи.